KI als Produktivitätsbooster
"Vorschrift ist Vorschrift", sich hinter Zuständigkeiten anderer zu verstecken oder zu sagen "das ist nicht meine Verantwortung" - das erlebe ich oft im Kontakt mit Menschen in Behörden oder Institutionen. Das nervt und regt mich auf, wenn man über 40 Minuten in einer Telefonschleife ist, nur weil man ein ganz einfache Auskunft braucht. Wir sind in so vielen Abläufen langsam, träge und unproduktiv, was uns Milliarden kostet. Das muss nicht sein, vor allem Angesicht der großen Herausforderungen in den nächsten Jahren. Wie wir Dank KI Geld sparen und den Bürokratismus reduzieren können, darum geht es in diesem Beitrag.
Kosten der Bürokratie
Viele unserer Abläufe im Büroalltag sind mühsam, kompliziert und langsam, oft noch in Excel-Listen abgewickelt, was Zeit und Geld kostet. Wenn wir unendlich viele Ressourcen hätten und keine anderen Herausforderungen zu bewältigen wären, wäre das egal.
Aber wir leben in herausfordernden Zeiten, wo wir die Intelligenz, Zeit und Energie von Menschen brauchen, die sich nicht hinter bürokratischen Strukturen verstecken.
Einen interessanten Zugang für die Berechnung der Bürokratiekosten entwickelte die Bertelsmann Stiftung. Zunächst analysiert die Bertelsmann-Methode (Standardkosten-Modell) den zeitlichen Aufwand, der notwendig ist, um bürokratische Auflagen zu erfüllen, bewertet diesen Aufwand und berücksichtigt auch Zusatzausgaben, die für die Erfüllung von bürokratischen Vorschriften, wie z.B. Anschaffungen, anfallen.
Im Anschluss ermittelt die Methode den Wertverlust, den Unternehmen erleiden, wenn sie Wertschöpfung aufgeben müssen, um den bürokratischen Aufwand zu erfüllen. Auf diese Weise werden auch Verluste in Bezug auf Produktivität und Umsatz berücksichtigt. Schließlich werden die vollen Kosten der Bürokratie beziffert.
Diese Kosten sind enorm: Der Schweizerische Gewerbeverband sgv hat mit Hilfe der Bertelsmann-Methode die Bürokratiekosten in der Schweiz auf etwa 70 Milliarden Euro pro Jahr geschätzt. In Deutschland belaufen sich die Kosten auf rund 420 Milliarden Euro pro Jahr. Würde man die Methode auf Österreich anwenden, würde das Ergebnis bei etwa 50 Milliarden Euro pro Jahr liegen. Dies entspricht mehr als zwölf Prozent der jährlichen Wertschöpfung des Landes, die aufgrund von Bürokratie verloren geht.
Produktivität durch ki
Im Allgemeinen bezieht sich der Begriff Produktivität auf die Arbeitsproduktivität pro Stunde oder die Bruttowertschöpfung. Die Produktivität wird in der Regel für ein einzelnes Unternehmen berechnet und setzt sich vereinfacht aus dem Umsatz minus den von dem Unternehmen bezogenen Vorleistungen zusammen. Dieses Ergebnis wird dann in Bezug zu den benötigten Beschäftigungsstunden gesetzt, um die Produktivität zu ermitteln.
Die Studie „Solving the Productivity Puzzle: The Role of Demand and the Promise of Digitization” des McKinsey Global Institute (MGI) zeigt: Das Produktivitätswachstum in hochentwickelten Volkswirtschaften verharrt auf niedrigem Niveau. Weltweit erreicht es derzeit nur 1%. Deutschland liegt mit 0,9% Produktivitätswachstum im Mittelfeld.
Die Lösung dieser Produktivitätskrise liege aber in einer fortschreitenden Digitalisierung, bis zu 2% Produktivitätswachstum jährlich sind in den kommenden zehn Jahren durch einen verstärkten Einsatz digitaler Tools in Unternehmen und Verwaltung möglich, das zeigt diese Untersuchung.
Eine Umfrage des Fraunhofer IAO zeigt, dass bei digital reifen Unternehmen, klare Produktivitätsvorteile zu beobachten sind. Je höher der Digitalisierungsgrad desto produktiver das Unternehmen. Es handelt sich aber nur um eine Umfrage, weniger um eine Studie. Die statistische Signifikanz dieser Untersuchung ist unklar.
Die Studie "A Future That Works: Automation, Employment, and Productivity" (2017) des McKinsey Global Institute unterstreicht diese Aussagen: laut der Studie besteht das Potenzial, dass Automatisierung und KI bis zu 50% der im öffentlichen Sektor anfallenden Arbeitszeit einsparen können.
Produktivitötsparadoxon
Es gibt dazu aber auch spannendende, aber gegenteilige Meinungen und Untersuchungen. Im Jahr 1987 machte der amerikanische Ökonom Robert Solow eine bemerkenswerte Feststellung. Trotz Milliardeninvestitionen in Hardware und Software waren diese in den offiziellen Wirtschaftsdaten der USA nicht erkennbar - man könnte sagen, dass sie unsichtbar waren. Solow’s berühmtes Produktivitätsparadoxon besagt, dass das Computerzeitalter überall sichtbar sei, aber nicht in der Produktivitätsstatistik.
In die ähnliche Kerbe schlug der US-Ökonom Robert Gordon. , der heutigen Innovationen eine geringere Durchschlagskraft als früheren zubilligt, wie zum Beispiel der Erfindung der Glühbirne oder die Dampfmaschine . Diese hätten die Wirtschaft eben viel umfassender verändert als das Internet und bahnbrechende Erfindungen werden immer seltener, weil alle niedrig hängenden Früchte schon gepflückt seien.
Dafür scheint es aber noch andere Gründe zu geben, wie ebenso das McKinsey Global Institute berechnet hat. Europa hat bisher insgesamt bis dato erst 12 % und die USA nur 18 % des digitalen Potenzials ausgeschöpft, daher liegt die Produktivität auch noch zurück. Als weitere Gründe für das Paradoxon werden die Verzögerungseffekte aufgrund der Notwendigkeit, die technologischen und geschäftlichen Zielvorstellungen in Einklang zu bringen.
Wie praktisch KI BÜROKRATIE REDUZIERT
Bei unseren Silicon Valley Lernreisen begleiten wir mittelständische Industrieunternehmen im digitalen Wandel und erleben, wie sich durch den Einsatz von KI der Output und Produktivität steigern, was aber Zeit und Geduld erfordert. Das beschreibe ich gerne hier mit konkreten und praktischen Beispielen:
Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die es ermöglicht, Geschäftsprozesse zu automatisieren und repetitive Aufgaben mithilfe von Software-Robotern auszuführen. Diese Software-Roboter sind so programmiert, dass sie menschliche Arbeitsabläufe nachahmen und so automatisch bestimmte Prozesse durchführen können.
Die Technologie hinter RPA umfasst künstliche Intelligenz, Machine Learning und andere Automatisierungstechnologien, um eine nahtlose Integration von Software-Robotern in bestehende IT-Systeme und Geschäftsprozesse zu ermöglichen.
Beispiele: Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Dateneingabe, Berichterstellung und Rechnungsstellung können Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten, Kosten senken und die Genauigkeit und Konsistenz ihrer Daten erhöhen.
Diese Technologien können in verschiedensten Branchen wir Bankwesen, Versicherungen, Gesundheitswesen, Logistik oder Einzelhandel eingesetzt werden. Typische Anwendungen von RPA umfassen Prozesse wie Kunden-Onboarding, Datenverarbeitung, Rechnungsstellung, Vertragsmanagement und Compliance-Reporting. Eine spannende Lösung dafür bietet das Unternehmen automation hero, das wir im Rahmen unserer Lernreise im Silicon Valley besucht haben.
Andere Anwendungen, um Bürokratien zu reduzieren:
Chatbots: Diese sind textbasierte Dialogsysteme, die eine Konversation mit einem technischen System erlauben. Sie können für den Kundensupport, die Beantwortung von FAQ oder die Abwicklung von einfachen Anfragen eingesetzt werden und verhindern, das man über 40 Minuten in einer Warteschleife am Telefon wartet. Beispiele sind die Verschiebung eines Fluges, die Änderung des Telefontarifs oder die Eröffnung eines Bankkontos. Eines der führenden Anbieter ist das Unternehmen cognigy, das gerade im Gartner® Magic Quadrant™ 2023 als Leader ausgezeichnet wurde.
Ausblick
Die Vorteile der Automatisierung von Büroabläufen sind vielfältig: Unternehmen können Zeit und Kosten sparen, indem sie manuelle und repetitive Aufgaben automatisieren. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf anspruchsvollere und kreativere Aufgaben zu konzentrieren. Unternehmen können außerdem von der verbesserten Genauigkeit und Effizienz profitieren, die durch die Automatisierung erreicht wird.
Aber der aktuelle Hype um die Einführung von ChatGPT wird Produktivität durch die Decke schießen lassen, davon bin ich überzeugt. Jeder Wissensarbeiter, der ChatGPT schon probiert hat, wird dies bestätigen, Content und Code schreiben, Videos schneiden oder was auch immer, KI kann es schneller und besser, ergänzt, erleichtert und unterstützt hochqualifizierte Tätigkeiten.
Trotzdem verwenden in Österreich erst ca. 8% der Unternehmen KI, in Vergleich dazu Dänemark 24%. Wie die aktuellen Reaktionen der Steakholder und Regierungen vermuten lassen, scheinen wir auch diesmal wieder eine Entwicklung in Europa zu verschlafen, wie schon beim Internet im Jahre 2000.
Diese Entwicklungen betreffen jeden von uns, niemand wird sich dem entziehen können. Vieles wirkt bedrohlich, was Angst und Unsicherheiten auslösen. Vieles ist uns unklar, die rechtlichen, gesellschaftlichen und bildungspolitischen Implikationen. Wir müssen gerade jetzt einen breiten Diskurs darüber beginnen, wie wir damit umgehen wollen.
Wir können mit KI produktiver werden und damit unseren Wohlstand retten, was ja gute Nachrichten sind. Ich bin davon überzeugt, dass wir an der Schwelle einer epochalen Entwicklung stehen, dafür müssen uns aber diesen Entwicklungen stellen und Verantwortung übernehmen - das tun wir, im Rahmen unserer nächsten Lernreise ins Silicon Valley , ich freue mich schon riesig darauf.
Tip:
Quellen:
"Bürokratiekosten 2018 - Eine Studie des Wirtschaftsforschungsinstituts im Auftrag der Wirtschaftskammer Österreich" (https://www.wko.at/service/studie-buerokratie-2018.pdf).
„Solving the Productivity Puzzle: The Role of Demand and the Promise of Digitization” des McKinsey Global Institute (MGI)
“The Rise and Fall of American Growth: The U.S. Standard of Living Since the Civil War”, Robert J. Gordon
Autor: Werner Sattlegger
Founder & CEO Art of Life
Experte für digitale Entwicklungsprozesse, wo er europäische mittelständische Familien- und Industrie-unternehmen von der Komfort- in die Lernzone bringt. Leidenschaftlich gerne verbindet er Menschen und Unternehmen, liebt die Unsicherheit und das Unbekannte, vor allem bewegt ihn die Lust am Gestalten und an Entwicklung.
